Privacy- en cookieverklaring Site in a Box

Laatst bijgewerkt: 18 juli 2026

Site in a Box is een handelsnaam van Optidigi. Optidigi is gevestigd aan Parmentierstraat 30, 6044 VN Roermond. Dit is geen bezoekersadres. Optidigi is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99460165 en heeft btw-nummer NL869001073B01.

Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via [email protected].

1. Waarvoor geldt deze verklaring?

Deze privacy- en cookieverklaring legt uit hoe Optidigi persoonsgegevens verwerkt bij Site in a Box. Dit gaat onder meer om:

• bezoekers van siteinabox.nl;
• personen die een intake, aanvraag of contactverzoek doen;
• klanten en contactpersonen van klanten;
• gebruikers van de beheeromgeving;
• bezoekers van klantwebsites, voor zover Optidigi daarbij gegevens verwerkt;
• leveranciers en zakelijke relaties.

Voor gegevens die via een klantwebsite worden verzameld, is de klant meestal de verwerkingsverantwoordelijke. Optidigi verwerkt die gegevens dan in beginsel als verwerker namens de klant. Voor eigen bedrijfsprocessen, zoals intake, administratie, beveiliging, productverbetering, marketing en de Site in a Box-directory, is Optidigi zelf verwerkingsverantwoordelijke.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw gebruik van de dienst kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

• naam, e-mailadres, telefoonnummer en zakelijke contactgegevens;
• bedrijfsnaam, handelsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, adresgegevens, branche, regio, website en bedrijfsomschrijving;
• intake-antwoorden, voorkeuren, opmerkingen, gewenste uitstraling, diensten, doelgroep, werkgebied en contactvoorkeuren;
• logo’s, afbeeldingen, kleuren, teksten en andere aangeleverde website-inhoud;
• gegevens over pakketten, bestellingen, facturen, betalingen, domeinnamen en aanvullende diensten;
• technische gegevens zoals IP-adres, browser, apparaat, besturingssysteem, loggegevens, foutmeldingen en beveiligingsinformatie;
• gegevens over gebruik van de beheeromgeving, zoals pagina’s, acties, instellingen, fouten en prestatiegegevens;
• analytics- en conversiegegevens, zoals paginaweergaven, interacties, sectiegebruik, formulierstatussen, klikgedrag en technische prestaties;
• formuliergegevens die via klantwebsites worden doorgestuurd of opgeslagen, afhankelijk van de gekozen inrichting;
• support- en correspondentiegegevens.

Wij proberen niet meer gegevens te verwerken dan redelijk nodig is voor de hieronder genoemde doelen.

3. Waarvoor gebruiken wij gegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor onder meer:

• behandelen van aanvragen, intakes en voorstellen;
• maken en verbeteren van websitevoorstellen;
• leveren, hosten, beveiligen en onderhouden van klantwebsites;
• aanbieden van een beheeromgeving;
• domeinnaamregistratie en domeinbeheer;
• leveren van aanvullende diensten, zoals professionele e-mail, analytics, AI-ondersteuning of koppelingen;
• verwerken van betalingen, facturatie en administratie;
• klantcontact, support, foutoplossing en serviceberichten;
• werking van contactmogelijkheden en formulieren;
• beveiliging, logging, fraudepreventie en misbruikbestrijding;
• verbetering van secties, componenten, sjablonen, formulieren en de beheeromgeving;
• analyse van prestaties, conversies en gebruik van de dienst;
• AI-ondersteuning, conceptgeneratie, samenvattingen, suggesties, kwaliteitscontrole en support;
• relevante zakelijke opvolging, aanbevelingen en communicatie over Site in a Box;
• portfolio, klantoverzicht, showcase, directory of vergelijkbare vindbaarheidsdienst op basis van openbare bedrijfsinformatie;
• naleving van wettelijke verplichtingen en afhandeling van geschillen.

4. Grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dat zijn:

• uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen voorafgaand aan een overeenkomst;
• gerechtvaardigd belang, zoals beveiliging, dienstverbetering, redelijke zakelijke opvolging, fraudepreventie en administratie;
• wettelijke verplichting, bijvoorbeeld fiscale bewaarplichten;
• toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies, tracking, nieuwsbrieven of advertentietechnieken;
• waar nodig: de instructie van de klant wanneer Optidigi als verwerker optreedt.

Wanneer wij gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang, wegen wij ons belang af tegen de privacybelangen van betrokkenen.

5. Cookies, analytics en tracking

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken. Sommige technieken zijn nodig voor de werking en beveiliging van de website. Andere technieken gebruiken wij alleen wanneer dit is toegestaan en, waar vereist, nadat toestemming is gegeven. Een gegeven toestemming kan via de cookiebanner of beschikbare instellingen worden aangepast of ingetrokken.

5.1 Noodzakelijke en functionele technieken

Deze technieken zijn nodig voor bijvoorbeeld:

• beveiliging en sessiebeheer;
• onthouden van cookievoorkeuren;
• werking van formulieren;
• login en beheeromgeving;
• technische foutoplossing;
• misbruikbestrijding en beschikbaarheid van de dienst.

Voor deze technieken is niet altijd toestemming nodig, maar wij informeren bezoekers wel over het gebruik ervan.

5.2 Privacyvriendelijke en cookieless analytics

Wij kunnen privacyvriendelijke of cookieless analytics gebruiken waar dit wettelijk is toegestaan. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt om bezoeken, prestaties, conversies en effectiviteit van onderdelen te meten zonder analyticscookies of lokale tracking-ID’s op het apparaat van de bezoeker op te slaan.

Wanneer zulke analytics toch persoonsgegevens of gepseudonimiseerde gegevens opleveren, verwerken wij deze met een passende grondslag, beperkte bewaartermijn en passende beveiliging.

5.3 Analytics met toestemming

Op siteinabox.nl gebruiken wij na analytics-toestemming PostHog en Google Analytics 4. Daarmee kunnen wij onder meer paginaweergaven, apparaat- en browsercategorieën, herkomst op hoofdlijnen, interacties en conversies meten. Google Analytics kan na toestemming analyticscookies en vergelijkbare online identificatoren gebruiken. Wij hebben Google-signalen en advertentiepersonalisatie in onze standaard tagconfiguratie uitgeschakeld.

Op klantwebsites kunnen browsergebaseerde analytics worden gebruikt nadat de bezoeker analytics-toestemming heeft gegeven. Daarbij kunnen bijvoorbeeld paginaweergaven, interacties, scrollgedrag, sectiegebruik, klikgedrag, formulierstart, formulierverzending, technische prestaties en conversies worden gemeten. Google Analytics draait niet standaard op klantwebsites.

De standaardinrichting is erop gericht dat formulierinhoud en directe contactgegevens niet worden gebruikt als analyticsgegevens. Technische formuliermetadata, zoals formulierstatus, formuliercategorie, afleverstatus en conversietellingen, kunnen wel worden verwerkt om de dienst te leveren, te beveiligen en te verbeteren.

5.4 Marketing- en advertentietechnieken

Marketing- en advertentietechnieken, zoals advertentiepixels, remarketing, advertentieprofielen of het delen van bezoekersgebeurtenissen met advertentieplatforms, worden alleen gebruikt waar dit wettelijk is toegestaan en waar nodig na toestemming.

Google Ads en vergelijkbare advertentietools draaien niet standaard op siteinabox.nl of klantwebsites. Google Analytics draait uitsluitend op siteinabox.nl na analytics-toestemming, en niet standaard op klantwebsites, tenzij dit onderdeel is van een gekozen pakket, add-on of specifieke inrichting.

5.5 Beheeromgeving

In de beheeromgeving kunnen wij productanalytics gebruiken voor ingelogde zakelijke gebruikers. Dit helpt ons om de dienst te verbeteren, fouten te vinden, functies te verbeteren en ondersteuning te bieden. Dit is geen openbare cookiebanner-toestemming voor bezoekers van klantwebsites, maar onderdeel van het gebruik van de beheeromgeving.

5.6 Geavanceerde analysetechnieken

Als wij later aanvullende of geavanceerde analysetechnieken aanbieden, doen wij dat met passende informatie, instellingen en waar vereist toestemming. De inzet daarvan kan per klantwebsite, pakket of add-on verschillen.

6. AI en automatisering

Optidigi kan AI-systemen en automatisering gebruiken om de dienst te leveren en te verbeteren. Denk aan intakeverwerking, conceptteksten, suggesties, samenvattingen, vertalingen, visuele voorkeuren, ondersteuning in de beheeromgeving, kwaliteitscontrole en support.

AI-output kan onjuist, onvolledig of algemeen zijn. De klant is verantwoordelijk voor het controleren en goedkeuren van inhoud voordat deze wordt gepubliceerd.

Wij gebruiken formulierinzendingen of privéberichten van bezoekers aan klanten niet om publieke AI-modellen te trainen. Waar mogelijk beperken of pseudonimiseren wij gegevens voordat deze aan AI-leveranciers worden aangeboden.

7. Formulieren op klantwebsites

Klantwebsites kunnen verschillende contactvormen hebben, zoals telefoonlinks, WhatsApp-links, e-maillinks, contactformulieren, offerteformulieren of afspraakformulieren.

Afhankelijk van de inrichting kunnen formulierinzendingen:

• rechtstreeks aan de klant worden doorgestuurd;
• in de beheeromgeving van de klant worden opgeslagen;
• of beide.

Wanneer formuliergegevens voor de klant worden verwerkt, doet Optidigi dit in beginsel als verwerker namens de klant. De klant bepaalt welke gegevens hij vraagt, waarom hij deze vraagt en hoe lang hij deze nodig heeft.

Optidigi gebruikt formulierinhoud niet voor analytics, benchmarking, AI-training of productoptimalisatie, tenzij dit uitdrukkelijk anders is overeengekomen. Technische gegevens over de werking van formulieren kunnen wel worden verwerkt voor aflevering, beveiliging, foutoplossing, conversiemeting en verbetering van de dienst.

8. Marketing en contact met leads

Wanneer u een intake, aanvraag of contactverzoek doet, mogen wij u benaderen over die aanvraag, ontbrekende informatie, het voorstel, feedback, goedkeuring, betaling en direct daarmee samenhangende diensten.

Wij kunnen een beperkte leadregistratie bewaren om redelijk op te volgen, onze dienst te verbeteren, misbruik te voorkomen en geschillen te kunnen afhandelen. Voor zakelijke contacten kunnen wij relevante informatie of aanbiedingen over Site in a Box sturen wanneer dit past bij de aanvraag of bestaande relatie en wettelijk is toegestaan. U kunt bezwaar maken tegen marketing of commerciële opvolging via [email protected].

Voor algemene nieuwsbrieven of terugkerende marketingcampagnes aan niet-klanten vragen wij in principe afzonderlijke toestemming. Bestaande klanten kunnen wij informeren over eigen vergelijkbare diensten, productupdates of relevante uitbreidingen, met een afmeldmogelijkheid. Afmelden kan via de afmeldlink of via [email protected].

9. Portfolio, showcase en directory

Wij kunnen openbare bedrijfsinformatie van klanten opnemen in een portfolio, klantoverzicht, showcase, Site in a Box-directory, index of vergelijkbare vindbaarheidsdienst. Dit kan gaan om handelsnaam, logo, websiteadres, openbare bedrijfsomschrijving, branche, regio, screenshots en publiek zichtbare contactgegevens.

De klant kan hiertegen bezwaar maken via [email protected]. Na bezwaar verwerken wij dit binnen een redelijke termijn.

Als later wezenlijk andere functies worden toegevoegd, zoals reviews, betaalde ranking, leadbemiddeling, boekingen, betalingen of marktplaatsfunctionaliteit, kunnen aanvullende voorwaarden en informatie gelden.

10. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor de dienst, administratie, beveiliging, wettelijke verplichtingen of met toestemming.

Belangrijke leveranciers en verwerkers kunnen zijn:

Deze lijst kan wijzigen wanneer de dienst verandert. Optidigi zal belangrijke wijzigingen op een redelijke manier bekendmaken.

11. Doorgifte buiten de EER

Wij proberen gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken wanneer dit past bij de dienst. Sommige leveranciers of subleveranciers kunnen gegevens buiten de EER verwerken. In dat geval gebruiken wij waar nodig passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of andere wettelijk toegestane waarborgen.

12. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Voorbeelden zijn versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, logische scheiding tussen klanten, beveiligde hosting, back-ups, updates, monitoring, logging en maatregelen tegen misbruik.

Geen enkele beveiliging is absoluut. Als u denkt dat gegevens of systemen onveilig zijn, neem dan contact op via [email protected].

13. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of gerechtvaardigd belang langere bewaring vereist.

Richtlijnen:

14. Uw rechten

U heeft, binnen de grenzen van de wet, recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u toestemming intrekken.

Voor gegevens die door een klant via zijn eigen website worden verzameld, is de klant meestal het eerste aanspreekpunt. Optidigi ondersteunt de klant waar passend binnen haar rol als verwerker.

U kunt contact opnemen via [email protected]. Wij reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand. Als een verzoek complex is of als er veel verzoeken zijn, kan deze termijn worden verlengd voor zover de wet dit toestaat.

15. Klachten

Als u vindt dat wij niet goed omgaan met persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via [email protected]. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacy- en cookieverklaring aanpassen wanneer onze dienst, werkwijze, leveranciers of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest recente versie staat op onze website.